1、應用文的格式

 

　　應用文都有約定俗成的慣用格式，有了格式，不僅眉目清楚，而且有了規矩。這為讀寫應用文、處理問題提供了很多方便。且部分應用文的格式有直接生效的指導作用或法律約束。因此，寫應用文必須遵從各種應用文慣用格式。以電報稿、通知、啟事、申請書、感謝信、表揚信、祝賀信、倡議書、建議書和一般書信為例：

 

　　(1)關于稱呼語。啟事不必開頭寫稱呼語，通知如標題已明確通知的對象，不加稱呼語了。其余8種都要求抬頭頂格寫稱呼語，稱呼語后面必須有冒號，問候語不能語稱呼語同一行。

 

　　(2)關于正文首行。只有電報的正文首行頂格寫，其余都空兩格開始寫。

 

　　(3)關于致敬語。結尾不寫致敬語的有：倡議書、建議書、啟事、電報和通知。結尾必須寫致敬語的有：祝賀信、申請書、感謝信、表揚信和一般書信。致敬語不能與其它內容寫在同一行。

 

　　"敬禮"必須另起一行頂格寫。"敬禮"之后一般不點標點符號，要寫也只能寫一個嘆號。

 

　　(4)關于署名和日期。只有電報的署名緊連正文，其余均可另起一行右署名。

 

　　只有電報不寫拍發日期，其余都要在署名下一行位置上寫準日期。寫日期時，漢字和阿拉伯數字使用要一致，不能混用。

 

　　2、應用文的結構

 

　　應用文的結構，要求完整嚴密，層次清楚，簡單明了。一般說來，應用文的內容結構，有一個大致的格式，即由三部分構成--標題、正文和結尾。如：

 

　　(1)計劃。由三部分構成。①標題：包括單位名稱、計劃內容和使用期等。②正文：一般包括前言、目的、任務、具體措施、實施步驟、時間安排、注意事項和檢查辦法等。③結尾：即落款部分，交代制定計劃的單位名稱和個人姓名，交代制定計劃的日期等。

 

　　(2)總結。一般也是三個部分構成。①標題：與計劃標題類似，包括單位名稱，總結期限，總結內容等。②正文：包括基本情況;成績和缺點;經驗和教訓;存在問題和今后意見。③結尾：和計劃一樣，要交代寫總結的單位名稱和寫作日期。

 

　　(3)簡報。一般有三部分。①報頭：它是公文樣式的標志，不是簡報的題目，包括簡報的名稱、期數、編印單位、印發日期。②正文：正文之上一般有標題：正文一般以刊登一分材料為宜;正文末尾可注明供稿單位或撰稿人姓名。③結尾：寫明發送單位和印發的份數。

 

　　(4)電報稿。電報稿沒有固定的、統一的格式。在拍發時向郵局索取，按規定填寫。電報全文由四部分組成。①電報頭欄。由電報局營業員、值機員填寫，與發報人無關。②收報人住址姓名。由發電報人填寫，"收報地名"欄寫╳╳省(市)╳╳(縣)即可。至于更具體的地址如╳╳區╳╳街╳╳號和收報人姓名，則寫入"收報人住址和姓名"欄內的方格中，不可寫入長行橫格中(這里是值機員譯寫電碼用的)。③電報內容和署名。由發報人填寫。電文不必點標點，電文后要緊接著寫上發報人的姓名，以便對方收到電報后能知道電報是誰發來的。電文和署名也要寫在方格內。④發報人姓名、住址、電話。要按規定詳細填寫，這部分內容并不拍發，僅供郵電局參考。

 

　　(5)講演稿。講演稿的結構分開頭、中間、結尾三部分。①開頭。除對不同的聽眾要加上各種不同的稱呼外，要開門見山，接觸講題，提出全文主要內容，說明演講的意圖，以便聽眾能抓住要領。②中間。要突出講話的中心，把講話的內容集中在主要三點上，反復申述，鋪陳展開。講話的內容若多，可以分項來談，使層次清楚，便于聽眾掌握。③結尾。為了使聽眾對全部講演內容有清晰、完整、深刻的印象，在講演的結尾，一定要把主要內容加以概括，作個小結。

 

　　(6)說明書。說明書不論報刊登載或張貼，均以介紹商品的情況和屬性為重點，寫法不拘一格，文字要生動活潑，簡明易懂，其結構由兩部分組成。①總介紹。用概括的語言介紹商品名稱、產地、規格、性質、特點、功用等。②說明重點。與商品有關的重點事項必須介紹清楚，同時提出使用產品應注意的問題，如易燃、怕曬、易碎、耐高溫、有無毒性等。